合同管理解決方案

致遠(yuǎn)互聯(lián)合同管理模塊可以匹配企業(yè)的多種經(jīng)營模式，對企業(yè)業(yè)務(wù)涉及到的所有合同進(jìn)行一體化管理，聯(lián)合平臺(tái)的采購管理模塊和客戶關(guān)系管理模塊，配合打通從采購、生產(chǎn)到銷售的合同管理通路，實(shí)現(xiàn)全過程管控，并且通過泛組織模型、門戶和權(quán)限設(shè)計(jì)，將管理的觸腳延伸至供應(yīng)商和客戶。提高合同審核的效率，加強(qiáng)執(zhí)行和管控，規(guī)避合同糾紛導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。 

其價(jià)值體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
合同訂立：合同擬定的起因可追溯，信息可關(guān)聯(lián)，特別是針對采購合同，避免了盲目采購，盲目簽約的情況發(fā)生。 合同執(zhí)行：合同執(zhí)行智能預(yù)警，避免人工失誤導(dǎo)致產(chǎn)生合同糾紛。合同關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)協(xié)作開展，提高執(zhí)行效率。 合同變更：業(yè)務(wù)的開展需要合同與之匹配，頻繁的變更能夠得到監(jiān)管和監(jiān)控，避免隨意性和不采納意見。 統(tǒng)一平臺(tái)：平臺(tái)統(tǒng)一才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的合同歸口，統(tǒng)一管理思想和辦法。 臺(tái)賬分析：提供及時(shí)、準(zhǔn)確，口徑一致的合同臺(tái)賬，提高信息質(zhì)量。

合同管理方案概述

合同管理是企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，因此，企業(yè)必須十分重視合同管理。合同管理是企業(yè)的一種自我管理行為，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一個(gè)重要組成部分，它涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的方方面面。是一項(xiàng)綜合性的工作，能否有效的管理好合同，是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個(gè)重要因素。
整體來看，合同管理包括三部分內(nèi)容：采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。
（1）采購合同是企業(yè)（供方）與分供方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件。采購方合同一般包括：商品品種、規(guī)格、數(shù)量，商品質(zhì)量、價(jià)款和酬金，履行地點(diǎn)、期限和方式，違約責(zé)任，合同附則與簽署等。
（2）銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業(yè)產(chǎn)品（或商品）而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關(guān)系，又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。
（3）其它合同管理：其他合同管理包括了采購與銷售相關(guān)的按照計(jì)劃自動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)收付款合同，實(shí)時(shí)對接財(cái)務(wù)。同時(shí)還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產(chǎn)生的相關(guān)合同管理，形成合同管理的歸口，便于查詢、匯總與統(tǒng)計(jì)。
因?yàn)楹贤芾砣诤显诤芏鄻I(yè)務(wù)管理當(dāng)中，所以合同管理需更加開放，提供與多個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的接口，便于流程與數(shù)據(jù)打通，是一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作。

合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段企業(yè)往往比較重視，一旦合同簽訂了，施工任務(wù)到手了，合同權(quán)利義務(wù)確定了，一些企業(yè)往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程的一部分。因此，企業(yè)合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。
歸納起來，企業(yè)合同管理過程當(dāng)中經(jīng)常會(huì)遇見以下問題：
1.合同流程執(zhí)行不合乎規(guī)范，疏于監(jiān)督，導(dǎo)致漏審和相關(guān)資料不完善，帶來了法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.通過紙質(zhì)形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便，信息及時(shí)性差。
3.合同執(zhí)行周期長，涉及的人員、崗位和流程多，容易造成管理者監(jiān)管難度加大。
4.合同履行過程中，涉及多次的收付款，如果沒有提醒，經(jīng)常造成跟蹤難，票據(jù)與收付階段難以應(yīng)付，造成違約風(fēng)險(xiǎn)。
5.客戶關(guān)系、訂單、采購訂單、收付款等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)眾多，涉及的機(jī)構(gòu)可能是客戶、企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門或者是供應(yīng)商，因此工作協(xié)同復(fù)雜困難，造成斷層。
總之，合同管理是個(gè)關(guān)聯(lián)復(fù)雜，時(shí)間周期長的重要工作，需要通過一種信息化手段去解決。

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)：通過合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化，確保合同執(zhí)行規(guī)范，保證市場數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可關(guān)聯(lián)，為合同管理和市場提供分析依據(jù)基礎(chǔ)。
固化、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程：固化合同管理流程，實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過各個(gè)環(huán)節(jié)有效管控，增強(qiáng)執(zhí)行力。
協(xié)同一體化管控：企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)從采購到銷售的一體化，組織間實(shí)現(xiàn)企業(yè)上下游一體化，延伸合同管理觸腳，建立一體化管控體系，適時(shí)提醒，避免違約，提高合同執(zhí)行效率。
多角度統(tǒng)計(jì)：提供多角色、多角度統(tǒng)計(jì)分析，滿足各類需求科學(xué)決策。
合同管理模塊在法律的框架下，可以針對企業(yè)對采購和銷售不同的管控需求進(jìn)行定制化方案部署，實(shí)現(xiàn)采購和銷售的一體化打通，支撐以產(chǎn)定銷和以銷定產(chǎn)的經(jīng)營模式，在業(yè)務(wù)一體化基礎(chǔ)上，強(qiáng)化崗位職責(zé)落實(shí)，加強(qiáng)管控與監(jiān)管。

采購合同訂立與執(zhí)行

采購合同管理主要從采購部門對供應(yīng)商的采購尋源發(fā)起，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競價(jià)、邀標(biāo)等方式尋找到合適供應(yīng)商后，就進(jìn)入了采購合同訂立和采購訂單制定階段，后續(xù)進(jìn)行合同履行，將付款計(jì)劃與訂單計(jì)劃傳遞給財(cái)務(wù)部門和供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)后續(xù)合同的執(zhí)行工作。

1.開評(píng)標(biāo)管理：

招標(biāo)管理員根據(jù)項(xiàng)目情況，發(fā)起技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的評(píng)審，關(guān)聯(lián)“招標(biāo)管控底表”信息，經(jīng)批準(zhǔn)后啟動(dòng)現(xiàn)場開標(biāo)程序； 通過現(xiàn)場會(huì)議方式，并將評(píng)標(biāo)結(jié)果錄入系統(tǒng)。現(xiàn)場評(píng)定結(jié)果待向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)后再進(jìn)行招標(biāo)結(jié)果審批流程。該評(píng)標(biāo)結(jié)果信息記錄了產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格和付款方式等約定，作為合同的信息，記錄并關(guān)聯(lián)下去。 

2.合同評(píng)審：

采購項(xiàng)目一旦中標(biāo)后就進(jìn)入了訂單和采購合同訂立的階段了，采購部業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)商務(wù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，自動(dòng)帶出當(dāng)前中標(biāo)供應(yīng)商及相應(yīng)的投標(biāo)報(bào)價(jià)信息，輸入付款階段、付款比例，系統(tǒng)對中標(biāo)價(jià)格及合同總價(jià)做控制，這些信息都是在合同履行階段的預(yù)警信息。 在合同評(píng)審階段，涉及采購部門、需求部門還有法務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，因此合同評(píng)審能夠通過流程傳遞至各個(gè)崗位職級(jí)，聯(lián)合審核降低合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)。。 

3.采購訂單：

采購部業(yè)務(wù)員根據(jù)合同協(xié)議，向供應(yīng)商下采購訂單，此單可作為結(jié)算依據(jù)。 

4.付款管理：

在付款階段，可以有兩種方案： 

方案一：與ERP集成

1）采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請，通過集成ERP系統(tǒng)，發(fā)起時(shí)直接關(guān)聯(lián)ERP的基礎(chǔ)檔案及合同管理系統(tǒng)的合同，經(jīng)審批通過后數(shù)據(jù)推送到ERP； 

2）申請單號(hào)、處理標(biāo)識(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)從ERP中獲取。

方案二：非ERP集成，采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請，關(guān)聯(lián)采購類合同臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)單系統(tǒng)的控制。

供應(yīng)商通過自己的供應(yīng)商門戶可以了解到付款計(jì)劃內(nèi)，付款事項(xiàng)的進(jìn)展，及時(shí)跟進(jìn)業(yè)務(wù)情況。
 

銷售合同訂立與執(zhí)行

銷售合同管理的發(fā)起來源于客戶與企業(yè)銷售的簽約。這部分可以對接協(xié)同的客戶關(guān)系管理模塊，也可以通過接口對接ERP的CRM系統(tǒng)。一旦客戶商機(jī)轉(zhuǎn)入簽約階段，客戶的信息就將關(guān)聯(lián)入銷售合同當(dāng)中，正式進(jìn)入合同訂立過程。 
1.詢價(jià)與投標(biāo)：
在銷售階段，客戶可能通過詢價(jià)的方式來進(jìn)行所需購買商品的咨詢與報(bào)價(jià)，另一方面可以通過招投標(biāo)的方式將商機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)化。這些信息在合同訂立的過程中作為合同的基本信息關(guān)聯(lián)進(jìn)入系統(tǒng)，避免了信息錄入的誤差。 
2.合同訂立：
在合同訂立的過程中，需要填寫合同主體信息，合同產(chǎn)品和服務(wù)的信息，以及付款條件和相關(guān)約定等。這些信息在合同訂立過程中非常重要，致遠(yuǎn)系統(tǒng)支持多種的條件校驗(yàn)手段，同時(shí)通過業(yè)務(wù)層和管理層的共同審定，降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)，形成合同臺(tái)賬。 
3.銷售訂單：
合同一旦確立，進(jìn)入合同執(zhí)行階段，合同訂單自動(dòng)生成，將信息傳遞給生產(chǎn)或?qū)嵤┎块T進(jìn)行產(chǎn)品或服務(wù)的交付。 
4.收款管理：
合同臺(tái)賬錄入，到按提貨批次計(jì)算節(jié)點(diǎn)應(yīng)收款，發(fā)起催收通知單，流程清晰明，筆筆一目了然，應(yīng)收現(xiàn)次實(shí)時(shí)可見。 
5.合同開票：
每次財(cái)務(wù)收到銷售款項(xiàng)之后，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)開票流程，將相關(guān)信息自動(dòng)帶入系統(tǒng)進(jìn)行審核。
 

合同變更

合同管理系統(tǒng)支持多種報(bào)表展現(xiàn)形式，能夠根據(jù)權(quán)限控制合同信息的展現(xiàn)內(nèi)容，為決策者提供依據(jù)，為業(yè)務(wù)者提供統(tǒng)計(jì)和查詢?nèi)肟凇?nbsp;

相關(guān)案例